Transparencia

En estos últimos meses se habla mucho de transparencia, como una de las vías para atajar la corrupción. Los partidos políticos entienden que por transparencia se entiende mostrar documentación, por lo menos una parte.

Yo creo que la transparencia tiene muchas vertientes y que no consiste sólo en mostrar toda la documentación, porque creo que mostrarlo absolutamente todo no es transparencia, es acumulación, dispersión y saturación de información. Hay que mostrar sólamente aquello que es importante. Transparencia documental sí, pero no saturación.

La transparencia no sólo debe de ser de cara al ciudadano si no de cara a los propios trabajadores de una empresa. La transparencia se rige por la seguridad y el acceso a la información. Hay que suministrar permisos de acceso a la documentación que podrá ser total o parcial en función del departamento, pero hay información general acerca de la empresa (objetivos, visión de la empresa, mercado, líneas generales) que todos deben conocer para poder mostrarla mejor de cara al exterior.

La interoperabilidad y la mejora de procesos documentales es otra pata que lleva a la empresa a ser más transparente. La simplicidad de procesos documentales llevará a una innovación en los empresas, ésta será menos compleja y permitirá ser más transparente, o poder ayudar mejor al cliente.

Creo que no hay certificado de transparencia, pero debería de estar incluído en las recomendaciones de la ISO 30300.

Paralelismos

En el campo de la archivística y gestión documental, hay bastantes normas que hacen referencia a cómo tratar los archivos de la Administración Pública. En ellos se habla y se especifica su tratamiento archivístico.

Todas estas normas están pensadas para la Administración Pública pero también sirven de cara a la empresa privada porque tanto una como otra trabajan con documentación. Hay un apartado en la LAD (Llei d'Arxius i Documents) que hace referencia a los archivos privados. En ella se dice que deberán estar foliados y numerados, así como adjuntar una referencia de toda la documentación que se adjunta.

Esta referencia que a mí me parece básica, quizás por mi formación archivistica, no creo que se corresponda con la realidad en muchas empresas privadas. Probablemente porque hay demasiada documentación que no está ordenada, con lo cual es muy difícil poder llevar a cabo una clasificación y poder saber qué hay, qué es lo más importante a nivel documental y poder poner orden, porque como he dicho muchas veces, poner orden en la documentación es poner orden en el sistema de la empresa, ordenarse, saber qué somos y hacia dónde vamos.

La simplificación es clave en este momento, porque esta nos llevará a poder mostrar una mejor imagen hacia el exterior que será real y permitirá poder crear estructuras de captación y difusión de información hacia el exterior.

La mejora de la imagen empresarial pasa por la simplificación de estructuras. Tener la clave de los objetivos empresariales ayuda a la mejora de la marca personal, la diferencia.

Por dónde creo yo que pasa el futuro?

Simplificación de procesos, diferenciación empresarial y difusión (marca personal), cooperación a nivel interno y externo (las ideas de los demás ayudan a que la empresa se expanda. El objetivo no es crecer, es expandirse)

Mejora continua

En un proceso documental como el que propongo, hace falta un elemento que ayude a filtrar la información que se captura y con la que se trabaja de cara a poder mejorar procesos internos de trabajo y evaluación de la información que se captura o recibe desde el exterior. Este elemento de ayuda lo podemos llamar, mejora continua.

Tal y como estructuré el proceso, la mejora continua abarcaría desde la Gestión del conocimiento, pasando por el trabajo colaborativo, hasta el proceso de difusión de información, también podríamos denominar a este último, Social Media.

Si entendemos que este proceso de mejora continua empieza en la gestión del conocimiento, podríamos decir que el sistema de mejora contínua está pensado para la información activa, aquella con la que se trabaja.

Otra de las conclusiones que podríamos sacar, sería que este sistema de mejora de la información, ejerce de filtro documental con la finalidad de que la documentación que llegue al Sistema de Gestión Documental sea aquella que se requiere imprescindible en el momento en el que se hace la transferencia, eso no quita que con el paso del tiempo, se realicen revisiones periódicas de evaluación de la documentación existente.

Un sistema contínuo requiere como paso previa una buena estructura documental y una homologación de los distintos formatos documentales que existen dentro de la empresa. El por qué es simple, la mejora continua dentro de una organización ayuda a mejorar procesos documentales existentes, trabaja con la información que se genera independientemente del formato, recoge o captura información a través de Social Media y permite eliminar aquella información o documentación que no se considera válida antes que llegue al Sistema de Gestión Documental.

Gestión del conocimiento y gestión de la información

Hace un rato leía un debate acerca de estos 2 términos, son opuestos? parecidos? se pueden complementar?

Yo creo que gestión del conocimiento y gestión de la información van de la mano. Es evidente que no hablamos de lo mismo, son 2 términos distintos pero sí van a colación el uno con el otro y creo que los dos son imprescindibles para el buen manejo de la empresa a nivel documental.

Para mi, la gestión del conocimiento implica una gestión interna de nuestro propio conocimiento, tanto a nivel documental como el que tienen los trabajadores de la empresa. El buen manejo y orden la documentación, nos ayudará a tener una buena gestión del conocimiento en nuestra organización.

Una vez tengamos un sistema que nos ayude en la gestión del conocimiento y que capture, distribuya y permita trabajar con la documentación en cualquier soporte documental, podremos incorporar la gestión de la información.

Entiendo esta gestión como una captura externa de información que nos permite obtener más datos sobre nuestro entorno. Esta información requiere de una evaluación y un posterior trabajo que podría llevar a generar nuevos procesos documentales.

Por tanto, creo que las dos son necesarias dentro de una empresa. La primera porque nos aporta información propia, y la segunda porque aporta información que proviene del exterior y que nos puede ser útil. 

Marca personal (II)

El pasado jueves asistí a una charla sobre Personal branding, la llamada Marca personal. En ella decían que la marca personal es algo que todos llevamos dentro, si partimos de la base,y así lo creo yo también, que todos somos únicos y tenemos cualidades para explotar y vender a los demás.

Cuál es el truco? Diferenciarse de los demás a través de lo que tú sabes hacer, aquello que te diferencia.

En un mundo como el de hoy, tan globalizado, en el que casi todo es parecido, sólo cambia el nombre y el logotipo, necesitamos productos o marcas que sean diferentes la una de la otra aunque vendan lo mismo. Y cuál es la forma de diferenciarse a parte del logotipo y el nombre? Su marca personal, sus valores, objetivos.

Es decir, el logotipo no es sólo una marca determinada asociada a unos productos si no que va más allá. Me atrevería a decir que el personal branding pretende ser algo sencillo que recoja la esencia, los valores de la empresa, algo que sea fácil de transmitir a los demás, como si fuera un chip en el que insertáramos los distintos valores que queremos comunicar, algo fácil de descodificar de cara al entorno, que nos presenta a los demás.

Cómo conseguir o recoger esa esencia de valores y objetivos para transformarla en emblema? A partir de la propia documentación empresarial y del talento tanto interno como externo. Hoy ahondaré un poco en el talento interno.

El estudio y clasificación de la documentación interna de una empresa nos dará pistas sobre su historia, sus valores, cómo fue fundada, a qué se dedica, qué quiere transmitir. Este tipo de información es el ADN de la empresa y debería ser el vehículo transmisor de todo aquello que queramos difundir a los demás.

Este tipo de información (a qué nos dedicamos, cómo lo hacemos, a qué sector nos dirigimos....) hay que conocerla, tanto a nivel directivo como para el propio trabajador, es importante saber el qué y cómo, saber qué somos para poder dirigirnos a los demás.

Conocer nuestra propia marca personal, es conocernos a nosotros mismos y desplegar nuestras habilidades de forma sencilla y natural de forma que el entorno nos pueda captar y entienda lo que somos. Es un medio de transmisión y captura de la información más sencillo.

Contenido y continente

Un día, una profesora de Máster nos dijo que una de las tareas del gestor documental es revisar y homogeneizar si es posible los formatos de bases de datos. Es decir, corregir faltas ortográficas si las hubiera, entre otras cosas. 

Yo creo que eso es rizar el rizo, y no es una función del gestor documental. Yo apuesto por la autenticidad del documento tal y como ha sido creado y/o compartido sin ninguna modificación, respetando la originalidad. A veces, queremos ser tan modernos y avanzados que rizamos demasiado el rizo. 

Hoy me voy a centrar en los roles que se asignan tanto al gestor documental como al usuario / trabajador de una empresa.

El acceso tanto para usuario como para gestor documental está dividido en los 3 ciclos de vida y es aplicable a todos los formatos. Conforme avanzamos en el ciclo de vida documental, los permisos de acceso quedan restringidos, a más confidencialidad, menos acceso, menor posibilidad de modificación o eliminación.

Por acceso total a la documentación, entendemos que el usuario que está autorizado puede ver el tipo de información en el que está trabajando y aquellos para los que está habilitado (leer, modificar) en el caso de la eliminación, sólo lo debería hacer con sus documentos propios no deberia tener esa función dentro del Sistema de Gestión Documental. 

El gestor documental, a diferencia del usuario, sí tiene acceso a la documentación de la empresa, requiere de todos los permisos posibles, y en su caso, sí puede eliminar documentación, previo aviso y pacto, tanto con la dirección como con el departamento en cuestión. En ningún caso, el gestor documental deberia modificar la documentación, todo contenido que no sea suyo. Puede modificar el título del documento, los metadatos, lo que llamaríamos el continente de la información, pero no el contenido, de ahí la anécdota que he contado al principio.

Características del SGD

Hoy voy a enlazar con el post anterior, para explicar cuáles son para mí las principales caracterísiticas del ciclo de vida propuesto para la documentación en soporte papel y la que propone Jordi Serra para la documentación digital.

El Sistema de Gestión Documental, nos da la opción de poder agrupar diversos soportes documentales en un sólo gestor documental, y propicia que podamos aplicar las mismas políticas documentales tanto para soporte papel como para digital. Hay que tener en cuenta que podemos encontrarnos con la misma información en diversos soportes. En este caso, las políticas documentales a aplicar serían las mismas para los dos formatos.

El sistema de acceso y seguridad a nivel documental será el mismo para cada serie documental independientemente del soporte. Agrupar los diversos formatos documentales en un solo gestor ayuda a poder identificar las diversas series documentales que tiene la empresa y poder asignar un acceso y seguridad para cada usuario y/o departamento (No toda la empresa puede acceder y/o ver toda la documentación)

Un Sistema de Gestión Documental homogéneo pretende agrupar los diversos soportes documentales de tal forma que sea más fácil y simple poder gestionar la información. Los debería agrupar de esta forma:

• Soporte papel 
• Soporte digital
• Formatos digitales (audio, video, digitalización)

Las políticas documentales deberían ser aplicables para los diversos formatos y debería de estar preparado para albergar tecnología futura, es decir debería ser un sistema adaptable a nuevos formatos. Una de las consignas que persigue el Sistema de Gestión Documental, a parte de la accesibilidad, la integridad y la simplicidad, es la adaptabilidad a los nuevos procesos.