dimecres, 24 d’abril de 2013

Documentación e intangibilidad

Hace unos meses conocí a un señor que se dedica a la Gestión de los intangibles, lo que él llama la economía simultánea y me propuso hacer un apéndice sobre qué entiendo yo por gestión documental y cómo la englobaría dentro de la gestión de los intangibles.

Es obvio pensar que dentro de la gestión de una empresa entra la gestión documental porque forma parte del buen funcionamiento empresarial, no se trabaja con dinero pero sí con información, y ésta es poder y también dinero porque hay que invertir en ella para que no se pierda, crear mecanismos para que fluya de una forma rápida, sencilla y segura.

La gestión de la documentación ha sido una gran desconocida en las empresas hasta que llegó la Gestión Documental y la creación de sistemas para poder gestionar y ordenar la documentación. A partir de ése momento, la documentación pasó a ser un poco más importante para las empresas porque había un sistema que permitía encontrar la documentación. 

Poco a poco, los sistemas de gestión documental se han ido perfeccionando y hoy en día permiten no sólo encontrar la documentación, si no, poder saber en qué estado se encuentran, dónde se ubican, en qué tipo de soporte está, entre muchos otros ítems.

Por tanto, con el tiempo se han dado muy buenos pasos de cara a la gestión de la documentación. Las empresas han empezado a entender que, aquellas que tengan la información ordenada y clasificada, gestionarán mejor sus recursos y podrán ser más competitivas.

Qué camino nos espera a partir de ahora en cuanto a la gestión de la documentación? Yo creo que el camino será arduo porque deberíamos empezar a englobar gestión de la documentación/información y conocimiento. Es decir, convertir nuestro sistema de gestión documental en un sistema que permita tanto clasificar la información como capturar nuevos datos que nos permitan trabajar con ellos de una forma eficiente.