Hoy voy a enlazar con el post anterior, para explicar cuáles son para mí las principales caracterísiticas del ciclo de vida propuesto para la documentación en soporte papel y la que propone Jordi Serra para la documentación digital.
El Sistema de Gestión Documental, nos da la opción de poder agrupar diversos soportes documentales en un sólo gestor documental, y propicia que podamos aplicar las mismas políticas documentales tanto para soporte papel como para digital. Hay que tener en cuenta que podemos encontrarnos con la misma información en diversos soportes. En este caso, las políticas documentales a aplicar serían las mismas para los dos formatos.
El sistema de acceso y seguridad a nivel documental será el mismo para cada serie documental independientemente del soporte. Agrupar los diversos formatos documentales en un solo gestor ayuda a poder identificar las diversas series documentales que tiene la empresa y poder asignar un acceso y seguridad para cada usuario y/o departamento (No toda la empresa puede acceder y/o ver toda la documentación)
Un Sistema de Gestión Documental homogéneo pretende agrupar los diversos soportes documentales de tal forma que sea más fácil y simple poder gestionar la información. Los debería agrupar de esta forma:
- Soporte papel
- Soporte digital
- Formatos digitales (audio, video, digitalización)
Las políticas documentales deberían ser aplicables para los diversos formatos y debería de estar preparado para albergar tecnología futura, es decir debería ser un sistema adaptable a nuevos formatos. Una de las consignas que persigue el Sistema de Gestión Documental, a parte de la accesibilidad, la integridad y la simplicidad, es la adaptabilidad a los nuevos procesos.
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