dimarts, 29 de gener de 2013

Futuro

El futuro de la Gestión Documental pasa por la simplificación de estructuras, la innovación y el conocimiento.  Sólo de estas tres formas, las empresas podrán crecer, adaptándose a un entorno externo cambiante, tanto a nivel social como tecnológico.

Voy a intentar explicarme:

  • Simplificación de estructuras o de procesos: Yo tenía un profesor en el Máster que decía que hay que saber cómo se hacen las cosas, cómo se estructuran los procesos, los llamados Manuales de procedimiento. Una vez sepamos cómo se hace y cómo funciona, es cuando, revisando el mismo proceso, se podrá mejorar y simplificar para hacerlo más eficiente.  El secreto radica en cómo el conocimiento de un proceso nos puede ayudar a simplificar una estructura de cara a poder mejorarla y ser más eficientes. 
  • Conocimiento: Éste puede ser interno o externo, es decir, aquella información que utilizamos sólo a nivel interno y que puede servir para ayudar a mejorar procesos dentro de la propia empresa. Impartir conocimiento en otros departamentos de cara a mejorar la formación o invertir en nuevo conocimiento documental de cara al disfrute de la propia empresa (Bibliotecas digitales). Si habláramos de conocimiento a nivel externo, nos podríamos referir a la captación de información del exterior por parte de la empresa. Sobre el conocimiento adquirido, una vez evaluado, se puede trabajar para generar nuevo conocimiento.
  • Innovar: Para mí, innovar es sinónimo de mejora de un producto, de una información. Esta innovación tiene que ser producto del trabajo interno de la propia empresa y de la documentación / información de la que se dispone y la que se recibe.
En definitiva, las empresas son como seres vivos, se mueven más rápido o más lento dependiendo de su simplicidad en su estructura, eso les permite conocerse mejor, y poder captar la información dentro de su entorno, conocer el sector en el que se mueven. La simplicidad y adaptación al entorno y a las nuevas tecnologías, moverán el futuro. 

Por tanto, yo creo que el futuro Sistema de Gestión Documental, deberá integrar todo tipo de formatos tecnológicos y estar abierto a posibles mejoras ya que la evolución tecnológica es constante.


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