dimecres, 6 de febrer de 2013

Gestión Documental (I)

Las empresas generan un volumen muy considerable de documentación en cualquier tipo de formato (papel, digital, video...). Hoy me centraré en la gestión de la documentación en papel:

En la mayoría de empresas se guarda o almacena mucha documentación en papel. En algunas se han hecho esfuerzos por catalogar la información, ya sea clasificándola por años o alfabéticamente. En muchos casos no se sabe qué hacer con tanta documentación, o ha llegado un punto en el que se hace muy difícil encontrar la información.

El Sistema de Gestión Documental ayuda a clasificar y organizar la información, toda la documentación existente en la empresa. No me voy a centrar en cómo clasificar la documentación porque cada empresa adapta su Sistema de Gestión Documental a su documentación, pero si voy a decir que es necesario clasificar la información en función de su utilidad o ciclo de vida
  • Activa
  • Semi activa
  • Inactiva
En cualquiera de los tres ciclos de vida, la información es útil. El hecho de que haya documentación considerada inactiva no quiere decir que no sea importante, pero hay que resaltar que toda la información que se clasifica en estos tres ámbitos es porque ha sido considerada de utilidad. Clasificando la información sobre estos 3 campos, sabemos qué tipo de información es, cómo se puede consultar. 

Habría muchísimos más campos que comentar que se encuentran en un Sistema de Gestión Documental, como las políticas archivísticas que se aplican a los documentos (conservación, eliminación, retención...). Faltaría un campo que yo considero importante, y es que, en el Sistema de Gestión Documental habría que incorporar el campo del tratamiento de la documentación, porque se han dado casos de infoxicación documental, control de plagas que puedan afectar a la documentación.

Es muy necesario que las empresas simplifiquen sus procesos y conozcan la documentación que tienen, lo que son, y para eso es necesario que la conozcan y que la tengan clasificada, ordenada y preservada. 

Insisto mucho en que la simplicidad en la estructura documental lleva a un mejor conocimiento de la empresa, y con eso, una mejora de la marca personal  tanto en la propia empresa como fuera.



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