dijous, 21 de febrer de 2013

Mejora continua

En un proceso documental como el que propongo, hace falta un elemento que ayude a filtrar la información que se captura y con la que se trabaja de cara a poder mejorar procesos internos de trabajo y evaluación de la información que se captura o recibe desde el exterior. Este elemento de ayuda lo podemos llamar, mejora continua.

Tal y como estructuré el proceso, la mejora continua abarcaría desde la Gestión del conocimiento, pasando por el trabajo colaborativo, hasta el proceso de difusión de información, también podríamos denominar a este último, Social Media.

Si entendemos que este proceso de mejora continua empieza en la gestión del conocimiento, podríamos decir que el sistema de mejora contínua está pensado para la información activa, aquella con la que se trabaja.

Otra de las conclusiones que podríamos sacar, sería que este sistema de mejora de la información, ejerce de filtro documental con la finalidad de que la documentación que llegue al Sistema de Gestión Documental sea aquella que se requiere imprescindible en el momento en el que se hace la transferencia, eso no quita que con el paso del tiempo, se realicen revisiones periódicas de evaluación de la documentación existente.

Un sistema contínuo requiere como paso previa una buena estructura documental y una homologación de los distintos formatos documentales que existen dentro de la empresa. El por qué es simple, la mejora continua dentro de una organización ayuda a mejorar procesos documentales existentes, trabaja con la información que se genera independientemente del formato, recoge o captura información a través de Social Media y permite eliminar aquella información o documentación que no se considera válida antes que llegue al Sistema de Gestión Documental.

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