diumenge, 10 de febrer de 2013

Gestión documental (II)

Una mejora del conocimiento documental, supone una mejora del objeto de la empresa (qué es?, a qué se dedica? qué quiere transmitir? qué piensan de ella?)

Sin un conocimiento propio de estos factores, es difícil poder hacer llegar el mensaje adecuado, en cualquiera de las dos direcciones: desde la empresa al entorno, y del entorno a la empresa. Si no llega o se difunde el mensaje adecuado, se pierde información, obetividad, competitividad dentro del sector. Ya que hoy en día, pérdida de información, equivale a pérdida en innovación y competitividad.

Cómo llegamos a obtener un buen conocimiento de la empresa? A través de la documentación generada y que se genera, eso es obvio. El problema con el que nos encontramos hoy en día es doble, por un lado, la ingesta documental severa que sufren la mayoría de empresas y que les impide tanto llegar a conocerse como poder encontrar la información adecuada.

Por otro lado, la llegada o incorporación de nuevos formatos digitales al entorno de trabajo empresarial enriquece en cuanto al ámbito de la información, pero complica la situación si no hay una clasificación homogénea a nivel documental que aglutine todos los formatos existentes.

Una forma de aglutinar formatos es la que propuso Jordi Serra a nivel digital. Yo propongo esta comparación para poder unificar los formatos:


La columna de la izquierda está pensada para clasificar la documentación en soporte papel. En la columna de la derecha, Jordi Serra propuso hacer lo mismo con la documentación a nivel digital. Este esquema lo único que propone es hacer una comparación y homologación de cara a poder trabajar con todo tipo de formatos.

De esta forma, deberíamos poder englobar todo tipo de documentación a nivel digital, ya sean digitalizaciones, conversión de formatos a microfilm o laser disc entre otros. 

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