diumenge, 17 de març de 2013

Soportes

Pueden el papel y la tecnología convivir juntos, ser complementarios en cuanto a eficiencia dentro de una organización? Mi respuesta es sí. Los diversos soportes con los que trabajamos pueden ser complementarios unos de otros. Las políticas de conservación y preservación documental pueden ser parecidas, pero los sistemas o estructuras bajo las que se sustentan son distintas.

Gracias al soporte en papel tenemos una larga tradición archivística y un sistema creado en referencia a la clasificación y expurgo de documentos. Toda la documentación debe de estar almacenada en cajas especiales, dentro de un habitáculo con una humedad controlada para evitar problemas de infección por hongos u otras bacterias.

A esta tradición archivística se le suma la aparición de las nuevas tecnologías y con ellas, la llegada de la documentación digital, sin la necesidad de disponer de un archivo físico o tangible. Esto, a priori, puede ser una ventaja, pero no lo es, porque toda la documentación que se almacena necesita un espacio "intangible" donde almacenarla, y la documentación no ocupa espacio físico, pero pesa dependiendo del volúmen documental.

Las nuevas tecnologías han traído nuevo vocabulario, antes inexistente, como metadatos, gestión de documentos, firma electrónica, entre otros, que se ha sumado a toda la estructura archivística y proceso documental que ya existía en soporte papel, con lo cual, para mí, los diversos soportes documentales son complementarios unos de otros porque aglutinan y enriquecen el trabajo documental, aunque no sólo se trata de enriquecer si no de facilitar el trabajo, conseguir que la estructura documental sea más simple y más accesible de cara a un futuro.

Os dejo un video que explica de forma muy visual esta dualidad entre el papel y las nuevas tecnologías.

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